PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

LEMBAGA NURSEMI

 

  1. A.       Pengertian

Kesekretariatan yang dimaksud disini yaitu segala aktivitas lembaga yang terkait dengan ketatausahaan dan surat menyurat lembaga. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan NUR SEMI dilakukan dengan system sentralisasi yakni segala sesuatu yang menyangkut ketatausahaan, baik yang besifat umum maupun bidang, biro, bagian maupun seksi ada dalam satu koordinasi, sehingga mempermudah pengawasan dan koordinasi.

  1. B.       Kode Indek Surat-Menyurat
    1. Umum

1.1.         Permusyawaratan

Musyawarah Nasional (Munas) ditingkat Pusat, Musyawarah Wilayah (Muswil) di tingkat Provinsi, Musyawah Daerah (Musda) ditingkat Kabupaten/Kota, Musyawarah Cabang (Muscab) di tingkat Kecamatan, Musyawarah Desa/Keluarahan Lembaga Nur Semi  rapat-rapat lainnya.

1.2.         Acara Aktivitas

Kunjungan Kerja, Seminar, Saresehan, Diskusi dan sebagainya.

1.3.         Laporan Aktivitas

Bulanan, Triwulan, Semesteran, Tahunan, Periode (Secara menyeluruh).

1.4.         Keanggotaan

Pendaftaran anggota, pengesahan anggota, Mutasi anggota, Pencabutan Keanggotaan.

1.5.         Kepanitiaan

Pembentukan panitia, pengesahan panitia, pembubaran panitia.

1.6.         Kepemimpinan

Pengesahan Pimpinan, Mutasi Pimpinan, Pemberian Mandat/Kuasa.

1.7.         Sarana Prasarana Investasi organisasi, tuntutan organisasi, papan nama, stempel, dan sebagainya.

1.8.         Lain-lain yang belum tercakup dalam point 1.1 s/d 1.7

 

  1. Urusan Perbidang/Bagian/Seksi

2.1.   Rapat/sidang khusus bidang/Bagian/Seksi

2.2.   Acara/aktivitas perbidang/Bagian/Seksi

2.3.   Lain-lain yang belum tercakup pada point 2.1 dan 2.2

  1. Urusan Keuangan

3.1.                 Keuangan/Dana Uang pangkal, iuran, infaq, donasi, permohonan sumbangan, zakat dan lain-lain.

3.2.   Hutang piutang tagihan, Rekening bank, tabungan.

3.3.                 Laporan Keuangan Bulanan, triwulan, semesteran, tahunan, periodik.

3.4.   Lain-lain yang belum tercakup dalam point 3.1 s/d 3.3.

  1. Konsultan dan Komunikasi

4.1.   Dengan lembaga-lembaga Pemerintah/ Badan Usaha.

4.2.   Dengan organisasi lain (Profesi dan nonprofesi)

4.3.   Dengan lembaga luar negeri

4.4.   Dengan pemerintah

B        Penomoran Surat

Dalam pembuatan surat tidak perlu mencantumkan kode wilayah atau daerah, sebagai pembatas antar kode indek dengan nomor urut surat keluar diberi garis miring.

Contoh :

Nomor A – 1 / 100 / 2012

                                                                                Tahun Masehi

                                                                              Nomor urut surat keluar        

Aktivitas perbidang nomor kode  Pusat, Provinsi, Kab/Kota, Kec. Desa

                                                                                                                Kode indek surat urusan keluar

 

Contoh :

Nomor B – 2 / 100 / 1423

                                                                               Tahun Hijriah

                                                                              Nomor urut surat keluar

                                                                              Aktivitas perbidang nomor kode dep

Kode indek surat urusan Dalam antar unit dalam satu wilayah, Pusat/daerah

 

  1. C.        Surat Resmi
    1. 1.        Kop (Kepala Surat)

Lambang lembaga Nur Semi disebelah kiri atas, sejajar dengan tulisan tingkat pimpinan (Pusat/Wilayah/ Daerah/dst) kertas Kop/Surat berwarna putih, logo berwarna sesuai warna Lembaga Nur semi, Tulisan DPP, DPW, DPD, DPC Lembaga Nur Semi berwarna hitam, Alamat berwarna hitam ditulis Nomor Telepon, Email dst

  1. 2.        Makna Logo

Lembaga Nur Semi dengan gerakannya bahwa,“Cinta dan Keimanan” untuk mencapai tujuan harus dilaksanakan bersama dan saling menyokong antara satu kekuatan dengan kekuatan lainnya dalam satu barisan yang rapi yaitu kekuatan organisasi berupaya menjadi Saudara walaupun budan sedarah.

 

  1. D.       Keterangan Surat
    1. Untuk Surat Keputusan/pengesahan/instruksi/mandate kertas kop hanya ada lambing logo Nur Semi diatas tengah, dibawahnya nomor surat, dibagian bawah surat ini disebelah kanan, dijelaskan tempat dan tanggal ditetapkan.
    2. Nomor surat, lampiran & perihal ditulis berurutan ke bawah.
    3. Tanggal pembuatan surat ditulis dibagian kanan sejajar dengan nomor surat tanpa menulis nama, tempat pembuatan surat, tersebut. Tanggal/tahun masehi ditulis bagian atas dan bagian bawah, tanggal/tahun masehi.
    4. Alamat tujuan (ditulis bagian kiri, lurus ke bawah, titik dua nomor).
    5. Penanggung jawab Surat

Terdiri dari Ketua Umum/Ketua Bidang dan Sekretaris Umum/Sekretaris, atau dengan Bendahara Umum/Bendahara (bila urusan Keuangan). Khusus Surat Keputusan/ Pengesahan/Sertifikat, hanya boleh ditandatangani Ketua Umum dan Sekretaris Umum (tidak boleh wakil)

  1. Tembusan

Setiap pengiriman surat yang melewati tingkat pimpinan diatasnya, pimpinan yang terlewati harus diberi tembusan. Dan untuk menjaga koordinasi setiap surat keluar hendaknya memberi tembusan kepada DPP – Lembaga Nur Semi. Sedang untuk arsip, tidak usah dimasukkan karena setiap surat otomatis ada arsip.

  1. 3.        Keperluan Lembagadibiayai bersama-sama oleh Dewan Pimpinan Wilayah, Daerah, Cabang.
  2. 4.        Kebutuhan setempat dibiayai oleh gerakan masing-masing yang bersangkutan menurut keputusan rapat ditingkat pimpinan setempat.

 

  1. 5.        Pemeriksaan keuangan.

5.1.             Tiap tahun masing-masing tingkatan mengadakan pemeriksaan kasnya.

5.2.             Ketentuan tentang pemeriksaan kas diatur oleh aturan khusus yang dibuat dan ditetapkan oleh Dewan Pimpinan Pusat.

5.3.             Hasil Pemeriksaan kas pusat dipertanggung jawabkan kepada Musyawarah Nasional, untuk Wiayah, Daaerah dan cabang dipertanggung jawabkan dalam Musyawarah sesuai tingkatannnya dan atau pada rapat anggota.

5.4.             Untuk memperkuat posisi keuangan organisasi Dewan Pimpinan Mengadakan usaha-usaha tersendiri yang syah serta tidak menyalahi Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga.

5.5.             Dewan Pimpinan bertanggung jawab pada harta kekayaan, lembaga baik yang bergerak maupun yang tetap dan segi pemeliharaan dan cara penggunaannya.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s